Projektmanagement Grundlagen

IT-Projektmanagement

Projektmanagement Grundlagen

Was ist ein Projekt

Nach DIN 69901 wird ein Projekt wie folgt definiert:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“

Projektmanagement Modelle

Ganz grundsätzlich werden heute im Projektmanagement zwei Hauptmodelle unterschieden:

• Das klassische Projektmanagement → Sehr starr, aber mit einer hohen Planungssicherheit
• Das agile Projektmanagement → Sehr dynamisch, dafür mit einer hohen Flexibilität

Alle Modelle haben aber die grundlegenden Charakteristiken von Projekten gemeinsam:

• Ein Projekt hat einen Startzeitpunkt und einen Endzeitpunkt
• Ein Projekt ist ein in sich geschlossenes, einmaliges Vorhaben

Klassisches Projektmanagement

Der bekannteste Vertreter dieser Gattung ist das Wasserfall-Model. Die Idee hierbei ist, ein Projekt Phase um Phase, wie ein Wasserfall, abzuarbeiten. Es ist nicht vorgesehen, wieder in vergangene Phasen zurückzuspringen. D.h. das Projekt verläuft immer starr in eine Richtung. Somit hat ein Projekt nach dem Wasserfall-Model fixe Phasen, welche einen klaren Start- und Endzeitpunkt haben.

Phasen	Analyse	Entwicklung	Umsetzung	Testing	Rollout
Aufwand	Hoch	Hoch	Mittel	Gering	Gering

Bei solchen Projekten ist es somit wichtig, dass während der Analysephase genau überlegt wird, was man machen will, während in der Planungs-/Entwicklungsphase genau definiert werden muss, wie man es machen will. D.h. man erstellt eine klare Spezifikation, welche dann in der Umsetzungsphase entsprechend umgesetzt wird. Nach einem kurzen Testing und dem Beheben von allfälligen Fehlern geht des Produkt in den Rollout (auf den Markt, in die Produktion etc.). Erste Priorität hat in solchen Projekten die geplanten Funktionalitäten zum geplanten Zeitpunkt umzusetzen, wenn nötig zu einem höheren Preis oder einer reduzierten Qualität.

Vorteile des Wasserfall-Modells

• Der Kunde weiss genau was er kriegt
• Bei sich wiederholenden Projekten (z.B. Bauprojekten) fällt die Analyse- und Planungs-/Entwicklungsphase nur einmal an, danach muss nur noch die Umsetzung mit dem Testing und Rollout wiederholt werden
• Es besteht ein klarer Projektplan mit fixen Laufzeiten, Kosten und klar definierten Terminen

Nachteile des Wasserfall-Modells

• Denkfehler während der Analyse oder Planungs-/Entwicklungsphase werden oft erst mach dem Rollout entdeckt
• Es kann kaum auf Veränderungen von Anforderungen im Markt oder beim Kunden reagiert werden
• Es besteht eine hohe Gefahr, dass das ganze Projekt in den "Sand" gesetzt wird, da der Kunde in der Regel sehr spät involviert wird, oder weil sich die Anforderungen im Verlauf des Projektes verändert haben.
  

Mögliche Einsatzgebiete für das Wasserfall-Model

• Ein klassisches Einsatzgebiet für das Wasserfall-Model ist die Baubranche. Dies deshalb, weil hier verschiedene Akteure ihre Arbeiten in einer bestimmten Reihenfolge zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt haben müssen. So kann der Maler z.B. mit seiner Arbeit erst anfangen, wenn der Maurer die Wand erstellt und der Elektriker die Stromkabel eingezogen hat.
• Bei jedem Vorhaben mit Werkverträgen, da hier ein klar definiertes Werk zu einem klar definierten Zeitpunkt und einem fixen Preis abgeliefert werden muss.

Agiles Projektmanagement

Unter agilem Projektmanagement summieren sich alle Projekte, welche mit agil, lean etc. bezeichnet werden. Hiervon gibt es eine ganze Reihe von Modellen. Gemeinsam haben sie aber alle, dass sie sich auf eine hohe Flexibilität durch kurze Schritte (Iterationen) fokussieren. Die Phasen sind meistens dieselben, aber der Ablauf und die Verteilung des Aufwandes ist ganz anders.

In agilen Projekten wird das Ergebnis in Etappen (Sprints, Iterationen) erarbeitet. Nach einer kurzen Analysephase wird ein sogenanntes "Minimum Viable Product" (minimal überlebensfähiges Produkt) geplant. Dies ist die erste minimal funktionsfähige Iteration eines Produkts, welches entwickelt werden muss, um mit minimalem Aufwand den Kunden-, Markt- oder Funktionsbedarf zu decken und handlungsrelevantes Feedback zu gewährleisten. Basierend auf diesen (Kunden)-Feedbacks werden dann die weiteren Funktionen entwickelt. Das Ziel ist somit, möglichst nahe am Kunde zu sein und möglichst schnell etwas funktionsfähiges in der Hand zu haben. Im Gegensatz zum klassischen Projektansatz, reduziert man bei agilen Projekten lieber die Features oder Funktionalität anstatt die Laufzeit zu verlängern oder die Kosten zu erhöhen.

Gängige Methoden im agilen Projektmanagement

Es gibt viele verschiedene agile Projektmethoden, welche sich aber im Kern kaum gross unterscheiden und meist einfach einen anderen Fokus haben. Hier einige Beispiele:

Methode	Erklärung
DSDM	Die Dynamic systems development method (DSDM) ist der Ansatz, wie er bei Educa verfolgt wird. Es ist ein in sich geschlossenes Regelwerk mit klar definierten Prinzipien, Phasen und Rollen. Dieser Ansatz wurde 1994 entwickelt und ist somit wohl die erste und älteste agile Projektmanagementmethode. Dieser Ansatz umfasst das gesamte Projekt vom Anfang bis zum Schluss.
Lean	Lean kommt aus der japanischen Autoindustrie aus der Zeit nach dem Zweiten Weltkrieg, als die Ressourcen sehr knapp waren. Daher liegt der Hauptfokus in diesem Ansatz darin, unnötige Arbeiten (Waste) zu vermeiden und alle Aktivitäten vollumfänglich auf das Endprodukt auszurichten. Auch werden in diesem Ansatz die Menschen (Projektmitarbeiter) und ihre Fähigkeiten in das Zentrum gestellt. Die Grundlage des Strebens nach Perfektion ist die Vision, die dem Projekt zugrunde liegt. Dieser Ansatz umfasst das gesamte Vorhaben vom Anfang bis zum Schluss. Es muss aber nicht zwingend ein explizites Projekte sein.
Kanban	Kanban kommt ebenfalls aus der japanischen Autoindustrie aus der Zeit nach dem Zweiten Weltkrieg. Obwohl es auch die Werte aus Lean beinhaltet, liegt der Fokus mehr auf einer klaren Planung und Visualisierung der Produktion. Alle Produktionsschritte werden auf einer Wand aufgezeichnet und es wird klar definiert, zu welchem Zeitpunkt wie viele Produkte (Min./Max.) in den jeweiligen Schritten in Arbeit sein dürfen. Dabei geht es darum, den Materialfluss gut planen zu können, einen stehen Produktionsfluss zu gewähren und die Lagerkosten möglichst tief halten zu können. Kanban konzentriert sich primär auf Teams in einer Produktionsumgebung.
Scrum	Dieser Ansatz wird heute vor allem in der Softwareentwicklung angewendet und hat viele Parallelen zu Lean Production. Der Fokus liegt hier aber mehr darin, Produktinkremente in kleinen Teilschritten (Sprints) iterativ zu erstellen. Die Sprints und Abläufe sind klar definiert und werden in fixe Zeitspannen (meist zwei Wochen) aufgeteilt. Zudem gibt es klar definierte Rollen und Meetings. Die Grundlagen dieses Rahmenwerk sind im "Scrum Guide" beschreiben (http://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-German.pdf). Scrum wird sehr häufig mit anderen Methoden wie z.B. Kanban, XP etc. kombiniert. Scrum ist auf den Einsatz von Teams mit spezifischen Grössen zugeschnitten.
SaFE	Das Scaled Agile Framework for EnterpriseTM (SAFe) ist ähnlich wie DSDM ein in sich geschlossenes Regelwerk. Im Gegensatz zu den meisten anderen agilen Methoden, welche primär auf einzelne kleine, voneinander getrennten Teams oder Vorhaben zugeschnitten sind, bietet SAFe eine umfassende Beschreibung zu allen Rollen, Teams, Tätigkeiten etc. welche für ein ganzes Unternehmen nötig sind. Es beinhaltet die Lean, Kanban und Scrum Ansätze, bettet diese aber in eine abgestimmte Organisation ein.

Die meisten agilen Ansätze orientieren sich heute am Agilen Manifest (Agile Manifesto) welches vier Basisregeln propagiert:

• Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
• Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans

Obwohl die Werte auf der rechten Seite wichtig sind, werden die Werte auf der linken Seite höher eingeschätzt. Agiles Manifesto

Vorteile von agilen Projektmethoden

• Es kann sehr schnell auf Veränderungen reagiert werden
• Der Kunde ist schon sehr früh in die Entwicklung eingebunden
• Das Projekt orientiert sich an den Bedürfnissen des Kunden und folgt nicht einem starren Plan

Nachteile von agilen Projektmethoden

• Agile Projektmethoden brauchen ein hohes Mass an Eigenverantwortung, da sie praktisch alle keine strikten Linienorganisation, sondern sehr flache Strukturen verfolgen. In sehr hierarchischen Organisationen kann dies zu Konflikten führen.
• In einem Vorhaben mit starken zeitlichen Abhängigkeiten und vertraglichen Verpflichtungen tun sich agile Methoden schwer, da ihr Fokus auf den einzelnen Inkrementen und einer möglichst effizienten Umsetzung liegt und weniger auf dem Gesamtprojekt.
• Agile Teams/Projekte zu bilden braucht viel Zeit, da es hierbei nicht nur um eine Methode sondern auch um eine Denkweise und Kultur geht, welche zuerst entstehen muss.

Mögliche Einsatzgebiete für agilen Methoden

• Das Hauptgebiet ist klar die Softwareentwicklung
• Auch im Umfeld von Dienstleistungen kommen immer wie mehr Projekte oder Abläufe nach agilen Methoden zum Einsatz

Organisationen für das Projektmanagement

• Project Management Institute PMI
• International Project Management Association IPMA
• Länderspezifische Ansätze:
  • PRINCE2, England
  • HERMES 5, Schweiz
  • V-Modell XT, Deutschland